Microsoft vende Microsoft 365 a través de varias modalidades que, vistas desde afuera, parecen similares y que en realidad tienen diferencias importantes en licenciamiento, precio por usuario y funcionalidades incluidas. Elegir el plan equivocado puede significar pagar el doble de lo necesario, o peor, quedarse sin algo crítico que solo estaba en el plan superior.
Este artículo toma tres escenarios típicos de PyMEs argentinas —5 usuarios, 25 usuarios y 100 usuarios— y compara qué planes tienen sentido en cada uno, qué incluyen, y cuándo vale la pena subir o bajar.
Los planes relevantes para PyMEs
Dentro de la familia Microsoft 365, los planes que interesan a empresas hasta 300 empleados son estos:
Microsoft 365 Business Basic. Aproximadamente 6 dólares por usuario al mes. Incluye correo con dominio propio (Exchange Online, 50 GB por casilla), las aplicaciones Office solo en versión web y móvil (no instalable en PC), OneDrive (1 TB), Teams, SharePoint. No incluye Office para escritorio.
Microsoft 365 Business Standard. Aproximadamente 12,50 dólares por usuario al mes. Agrega a lo de Basic las aplicaciones Office completas para PC y Mac (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, hasta 5 dispositivos por usuario).
Microsoft 365 Business Premium. Aproximadamente 22 dólares por usuario al mes. Agrega a Standard: Defender for Endpoint (antivirus/EDR gestionado), Intune (gestión de dispositivos móviles y laptops), Azure AD Premium Plan 1 (políticas de acceso condicional, 2FA avanzado), Azure Information Protection (cifrado de documentos sensibles).
Microsoft 365 Apps for Business. Aproximadamente 8,25 dólares por usuario al mes. Incluye solo las aplicaciones Office de escritorio + OneDrive 1 TB. No incluye correo corporativo. Útil si ya se tiene correo en otro proveedor y solo se necesitan las aplicaciones.
Los planes Enterprise (E3, E5) son para empresas de más de 300 usuarios y tienen funcionalidades adicionales. Quedan fuera de este análisis.
Cómo se compra: CSP vs NCE vs Web Direct
Microsoft 365 se puede contratar de tres formas, con implicancias distintas:
Web Direct. Contrato directo con Microsoft desde microsoft.com. Pago mensual, cancelación en cualquier momento. Soporte directo de Microsoft. Precios en dólares facturados a tarjeta internacional. Sin descuentos.
CSP (Cloud Solution Provider). Compra a través de un partner argentino de Microsoft. Facturación en pesos con el partner, posibilidad de descuentos, soporte del partner + Microsoft. Contrato NCE (New Commerce Experience) anual o mensual. Es lo más habitual en PyMEs argentinas porque permite pagar en pesos con factura local.
Volumen. Acuerdos para empresas grandes con mínimos altos de licencias. Fuera del alcance de la mayoría de las PyMEs.
Para empresas argentinas, el CSP es normalmente la opción por costo y administración.
Escenario 1: Empresa de 5 usuarios
Un estudio contable pequeño, un consultorio, un comercio con administración mínima.
Recomendación típica: Business Basic para la mayoría + Business Standard para quienes realmente necesitan Office de escritorio.
Ejemplo concreto: 1 titular que trabaja intensivamente con Excel (Standard), 1 administrativa que usa mucho Outlook y Word (Standard), 2 profesionales que usan Office web en tablet (Basic), 1 recepcionista que solo necesita correo (Basic).
Costo aproximado mensual: 2 × 12,50 + 3 × 6 = 43 dólares/mes (unos 520 USD/año).
Alternativa con ahorro: si los profesionales ya tienen Office licenciado (vino con la notebook, por ejemplo), se puede dejar solo Basic para todos y usar el Office existente. Costo: 5 × 6 = 30 USD/mes.
Cuando no conviene subir a Premium: en 5 usuarios, las funciones de Intune y Defender for Endpoint son difíciles de justificar. Para antivirus, ESET o similar a 2 USD/endpoint/mes es más económico. Para 2FA, los planes Basic y Standard ya permiten “Security Defaults” (2FA obligatorio gratis). Premium se justifica cuando hay equipos móviles, trabajo remoto intensivo o manejo de datos muy sensibles.
Escenario 2: Empresa de 25 usuarios
Una PyME industrial, una distribuidora, un estudio contable mediano, un comercio con varias sucursales.
Recomendación típica: Business Standard para todos, o mix Standard + Premium si hay usuarios con acceso a información sensible.
Con 25 usuarios, empiezan a aparecer necesidades que Premium resuelve:
– Gestión centralizada de los equipos (Intune).
– Políticas de acceso condicional (solo desde dispositivos gestionados, solo desde el país, etc.).
– Antivirus empresarial integrado (Defender for Endpoint).
– Cifrado de documentos sensibles que salen por mail.
Ejemplo típico: 20 usuarios Standard + 5 Premium (para dirección, contabilidad y RRHH que manejan información crítica).
Costo aproximado: 20 × 12,50 + 5 × 22 = 360 dólares/mes (4.320 USD/año).
Ese costo se compara contra: Office separado, antivirus empresarial separado, backup de mail separado, sistema de 2FA separado. Cuando se hacen las cuentas, el bundle Premium resulta muy competitivo.
Escenario 3: Empresa de 100 usuarios
Una empresa mediana, una cadena con varias tiendas, una industria consolidada.
Recomendación típica: mix Business Premium + Basic.
Con 100 usuarios, casi seguro hay diversidad: gente que usa Office intensivamente todos los días, gente que solo necesita correo básico y Teams, gente que trabaja desde campo con tablets, personal operativo que no necesita instalar Office.
Ejemplo: 60 usuarios Premium (todos los que manipulan información crítica o tienen equipos móviles), 40 usuarios Basic (operativos, puntos de venta, campo, recepción).
Costo: 60 × 22 + 40 × 6 = 1.560 dólares/mes (18.720 USD/año).
En este tamaño vale la pena también evaluar si los planes Frontline (Microsoft 365 F1, F3) aplican para personal operativo: son planes pensados para trabajadores que no tienen escritorio propio, con funcionalidades reducidas pero precio mucho menor (F1 desde 2,25 USD/mes).
Los errores de licenciamiento más caros
Tres escenarios que se ven seguido:
Pagar Business Standard cuando alcanza Basic. Si los usuarios usan Office web (desde el navegador) y no necesitan la suite instalada, Basic a 6 USD es mucho más barato que Standard a 12,50. En empresas con perfil comercial/operativo, muchas licencias podrían ser Basic.
Tener licencias asignadas a personas que ya no trabajan. Revisar la lista de usuarios del tenant una vez por trimestre. Cada licencia no utilizada son 6-22 dólares al mes tirados.
Subestimar Business Premium. En empresas de 20+ usuarios con manejo de información sensible (clínicas, estudios contables, empresas B2B con datos de clientes), Premium puede ser más barato que pagar por separado: Office + antivirus + MDM + 2FA + cifrado.
La conversación con el partner CSP
Cuando se evalúa con un partner CSP, conviene pedir:
– Cotización en pesos, factura A, con los usuarios y planes específicos.
– Precio por adicionales (licencias extra, agregar un plan superior a un usuario).
– Política de cancelación y ajuste del contrato NCE (anual o mensual).
– Soporte incluido: horarios, SLA, canales de atención.
– Si ofrecen alguna consultoría inicial para definir qué plan le va bien a cada grupo de usuarios.
Un partner bueno no te vende el plan más caro por defecto. Te pregunta cómo trabaja cada usuario y recomienda el mínimo que cubra la necesidad.
¿Cuándo fue la última vez que se revisó el licenciamiento Microsoft 365 de tu empresa? Si los usuarios crecieron, los roles cambiaron o directamente nunca se hizo la revisión, probablemente hay ajustes que pagan solos varios meses del abono. Es un ejercicio de medio día con un partner CSP que puede dejar ahorros significativos.
